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Home Office: Praktische Tipps & Tools für die Heimarbeit

Home Office – so gelingt das Arbeiten von zuhause

Seitdem das Corona-Virus die Welt in Atem hält und das öffentliche Leben immer mehr zum Erliegen kommt, müssen auch Firmen und Arbeitgeber umdenken, um ihre Mitarbeiter auf der einen Seite zu schützen und die tägliche Arbeit auf der anderen Seite aufrecht zu erhalten. Das tägliche Pendeln mit öffentlichen Verkehrsmitteln und auch das Arbeiten in Großraumbüros sind während der Pandemie nicht mehr tragbar. Bei alldenjenigen, die es sich erlauben können lautet die Lösung Home Office, also Arbeiten in den eigenen vier Wänden.

Corona-Virus
Corona-Virus

Kleinere Firmen und vor allem Agenturen haben das flexible Arbeiten von zuhause schon weitestgehend in ihre Unternehmenskultur integriert, wohingegen sich mittelständische Unternehmen und Konzerne mit der Home Office Regelung noch schwer tun. Gerade Banken, Versicherungen und die öffentliche Verwaltung pflegten diese Art des Arbeitens bisher wenig bis gar nicht, so eine Studie des Instituts für Wirtschaftsforschung (DIW). Oft sind die Gründe der Unternehmen, die gegen einen oder mehrere Tage Heimarbeit sprechen, folgende: schwierigere Kommunikation, sinkende Produktivität und Kontrollverlust der Mitarbeiter.

Arbeiten von zuhause

Feststeht, dass Remote Work bzw. Heimarbeit nicht für jedermann gemacht ist. Viele tun sich zuhause schwerer, da sie hier leichter abgelenkt werden oder gar nicht erst in den richtigen "Workflow" kommen können. Da es während der Corona-Krise, die Anfang des Jahres 2020 auf Deutschland und die Welt hereinbrach, aber durchaus Sinn macht, von zuhause zu arbeiten, um so sich und vor allem die älteren Arbeitnehmer und Mitmenschen zu schützen, ist evident. Das Arbeiten von zuhause wird beinahe über Nacht salonfähig. Damit der Übergang ins Home Office leichter fällt haben wir einige Tipps und Tools zusammengestellt. Mit diesen Regelungen klappt es auch zuhause mit dem Arbeiten.

Heimarbeit

Arbeitnehmer im Home Office –
7 Tipps für erfolgreiches Arbeiten zuhause

Home Office bzw. flexibles Arbeiten und Remote Work erfreuen sich großer Beliebtheit – klar, denn zeitliche Autonomie und bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie sind reizvolle Motive, die einen immer höheren Stellenwert bei vielen Arbeitnehmern einnehmen. Heutzutage wird in Stellenanzeigen sogar explizit auf die Möglichkeit des Home Office hingewiesen, um den Job attraktiver für Bewerber zu machen. Während das Angebot des Home Office in Ländern wie Frankreich, Großbritannien, Schweden oder den Niederlanden schon längst fester Bestandteil der Arbeitswelt ist, hinkt Deutschland hier noch deutlich hinterher. Damit man seinen Job auch zufriedenstellend von zuhause aus erledigen kann, helfen die folgenden sieben Tipps für Arbeitnehmer.

Arbeitnehmer im Home Office

Fester Arbeitsplatz zuhause im Home Office

Fester Arbeitsplatz zuhause im Home Office

Das Wort heißt nicht umsonst Home Office oder auf Deutsch Heimbüro, denn die Arbeit sollte auch zuhause in einem büroähnlichen Zustand erledigt werden. Arbeiten aus dem Bett oder von der Couch aus mag zwar verlockend klingen, hilft der Produktivität allerdings wenig. Diese Orte zuhause verbindet man mit Entspannung, zur Ruhe kommen und dem Gefühl abschalten zu können. Und in der Regel wird der Nutzer automatisch in diesen Modus versetzt, sobald man sich einen dieser Orte als Arbeitsplatz ausgesucht hat; auch wenn man den Laptop dabei bequem auf den Oberschenkeln platziert hat.

Eine geordnete Atmosphäre ist essentiell für erfolgreiches Home Office. Auch wenn Sie kein eigenes Büro oder freies Zimmer zuhause haben, das als Büro umfunktioniert werden könnte, so ist ein fester Arbeitsplatz für die Heimarbeit enorm wichtig. Der Esstisch eignet sich dafür ebenso gut wie ein Tisch auf dem Flur. Wichtig ist nur, dass Sie bequem sitzen und genug Platz für die Arbeitsutensilien und die Hardware vorhanden ist.

Angemessene Kleidung im Home Office tragen

Ebenso wichtig wie der feste Arbeitsplatz ist eine angemessene Kleidung. Damit Arbeit und Privates auch im Home Office nicht verschwimmen, sollte man sich auch für die Heimarbeit so anziehen, als ginge man ins Büro. Klar, die Highheels oder das Kostüm bei den Frauen muss es ebenso wenig sein wie der Anzug mit Krawatte bei den Männern, schließlich befindet man sich immer noch in den eigenen vier Wänden. Pyjama oder Jogginghose mit Schlaf-T-Shirt sind aber auch tabu, da sie nicht dazu beitragen, uns richtig auf die Arbeit einzustellen. Legere und sportliche Kleidung spricht für Freizeit und keinesfalls für Büro, das Gehirn realisiert das und schmälert dadurch die Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz.

Wichtig ist, dass man sich zuhause wohlfühlt und bequeme Sachen bei der Arbeit trägt. Nichtsdestotrotz sollte man sich angemessen kleiden, um den Arbeitsmodus einzulegen und sich richtig zu fokussieren. Oder stellen Sie sich vor, Sie sitzen im Pyjama mit Kaffee am Tisch und ihr Chef ruft per Videocall an. Keine ganz so ideale Vorstellung, oder?

Angemessene Kleidung im Home Office tragen

Feste Arbeitszeiten im Home Office

Feste Arbeitszeiten sind mitunter das Wichtigste, um einen erfolgreichen und effizienten Tag am Arbeitsplatz zuhause zu haben. Auch wenn Sie das Haus oder die Wohnung nicht für die Arbeit verlassen müssen, so ist es doch bedeutend, dass Sie jeden Tag um die gleiche Uhrzeit zu arbeiten beginnen. Diese Regelung erfordert Disziplin, bringt aber gute Ergebnisse am Ende des (Arbeits-)tages. Ins Büro fahren Sie ja schließlich auch nicht dann, wenn es Ihnen gefällt; hier gibt es konkrete Regelungen vom Arbeitgeber, an die man sich zu halten hat. Versuchen Sie dies in Ihrem Homeoffice auch zu berücksichtigen, so wird der Tag zuhause automatisch effektiver.

Damit die Arbeit von zuhause nicht mit dem Privatleben korreliert, sollten Sie den Arbeitstag idealerweise auch immer zur gleichen Zeit beenden.

Feste Arbeitszeiten im Home Office

Heimarbeit – Die richtige Kommunikation im Home Office

Die richtige Kommunikation zwischen Unternehmen und Arbeitnehmer ist entscheidend für das Home Office. Video-Chats, E-Mails, Instant Messager wie WhatsApp oder Anrufe mit dem Handy sind Optionen, um während der Heimarbeit mit dem Team oder dem Chef zu kommunizieren. Diese Tools sind eine wichtige Voraussetzung für das Arbeiten von zuhause, da im Home Office eine räumliche Trennung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vorliegt und man nicht einfach an die Tür des Nebenbüros klopfen kann, um beim Vorgesetzten oder Kollegen kurz etwas nachzufragen.

Hier muss jeder für sich selbst herausfinden, welche Art der Kommunikation und welcher Kanal sich für was am besten eignet. Auch gilt es selbst zu entscheiden, wie man unterschiedliche Tools miteinander kombiniert. Arbeit im Homeoffice heißt nicht, dass man den Chef wann immer es gerade passt anruft; auch hier gibt es Regelungen. In manchen Fällen ist es auch effizienter eine E-Mail zu schreiben und zu versenden, als einen Anruf zu tätigen oder umgekehrt.

Heimarbeit – Die richtige Kommunikation im Home Office

Home Office – sinnvolle Einteilung der Aufgaben

Das Erstellen von Notizen und To-Do-Listen für jeden einzelnen Tag, den Sie von zuhause aus arbeiten hilft, um sich auf wesentliche Dinge zu fokussieren. Zudem vermitteln Notizen auf einen Blick, wie viel bereits erledigt worden ist. Um keine Motivationsprobleme zu bekommen, empfiehlt es sich Routineaufgaben am Schluss und etwas kompliziertere oder unangenehmere Aufgaben zuerst zu machen – dieser Tipp gilt natürlich auch für den normalen Büroalltag.

Home Office – sinnvolle Einteilung der Aufgaben

Pausen im Home Office – Die Zeit in der Heimarbeit richtig einteilen

Wie viele Pausen legen Sie während eines durchschnittlichen Büroalltags am eigentlichen Arbeitsplatz ein? Drei bis vier oder nur eine lange? Wie dem auch sei, Pausen sind wichtig, um kurz abzuschalten und auf andere Gedanken zu kommen. Das gilt auch für die Arbeit zuhause im Home Office. Hier können Sie beispielsweise morgens eine Kaffeepause einlegen und die einstündige Mittagspause dafür nutzen, um etwas zu essen oder beim Sport oder dem Fitness Workout im Hobbykeller den Kopf wieder auf Touren zu bekommen. Gewohnheiten, die Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz im Büro angeeignet haben sollten Sie auch auf die Heimarbeit übertragen. Das bringt eine gewisse Routine in den Alltag und führt längerfristig nicht nur zu besseren Resultaten im Homeoffice, sondern auch zu mehr Zufriedenheit.

Pausen im Home Office – Die Zeit in der Heimarbeit richtig einteilen

Job, Familie & Freunde – Vermeiden von Ablenkung im Home Office

Auch wenn es verlockend ist – während der Arbeit zuhause sollten Sie den Kontakt zu Familienmitgliedern und Freunden möglichst vermeiden, da es von der Heimarbeit zu stark ablenkt. Hier kommt wieder die Gewohnheit bzw. Routine beim Arbeiten ins Spiel. Im Büro rufen Sie ja auch nicht einfach ihre beste Freundin an oder fahren zur Mutter zum Kaffeetrinken. Hier hilft es, klar zu signalisieren, dass man beschäftigt und für eine gewisse Zeit nicht ansprechbar ist. Eine stringente und vor allem konsequente Linie beim Arbeiten von zuhause hilft dabei, die Heimarbeit auf Dauer erfolgreich werden zu lassen.

Job, Familie & Freunde – Vermeiden von Ablenkung im Home Office

Die besten Konferenzsysteme für das Home Office

Durch Voranschreiten der Digitalisierung nehmen auch Videokonferenzen übers Internet im Berufsalltag immer größeren Raum ein. Sie verringern nicht nur Reise- und Zeitkosten, sie machen auch den dezentralen direkten Austausch zwischen Kollegen und Mitarbeitern möglich. Praktisch hierbei ist, dass man sich nicht nur mit einer Person austauschen kann, sondern gleich mit dem ganzen Team oder dem einzelnen Kunden. Zudem bieten Softwarelösungen Vorteile wie das Teilen des Bildschirms, das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten oder der integrierte Terminkalender die beste Voraussetzung für digitales Arbeiten. Die drei besten Konferenzsysteme für digitale Meetings im Homeoffice haben wir hier zusammengestellt.

Skype/Skype for Business

Skype/Skype for Business – Ideal für Privatpersonen & Unternehmen

Skype bzw. Skype for Business ist wohl das bekannteste Tool für Videochats und Videokonferenzen. Das Programm lässt Bildschirminhalte und Dateien teilen, Instant-Messaging und IP-Telefonie zu und wird in vielen kleinen, aber auch mittleren und großen Unternehmen bereits erfolgreich genutzt. Gerade für kleine Unternehmen mit bis zu 20 Mitarbeitern bietet sich die kostenlose Version sehr gut an, für größere Unternehmen gibt es die kostenpflichtige Version Skype for Business. Damit lassen sich Videokonferenzen mit bis zu 250 Personen umsetzen. Achtung: Skype for Business lässt sich nur noch bis 21. Mai 2021 nutzen, danach wird die Nutzung des Programms eingestellt. Wer also noch in den Skype Genuss kommen will, sollte schnell sein!

Microsoft Teams

Microsoft Teams

Microsoft Teams gilt als Nachfolger von Skype for Business; das System für Unternehmen soll die Sicherheitsstandards und technischen Voraussetzungen von Skype for Business übernehmen und gleichzeitig optimieren. Auch wenn Sie bisher Skype und Skype for Business genutzt haben, so werden Ihre Konferenzen automatisch auf den Microsoft Teams-Client umgeleitet. Ein deutlicher Vorteil von Microsoft Teams: Das Upgrade auf Microsoft Teams umfasst eine Verbesserung der Benutzeroberfläche und das Verknüpfen anderer Office-Programme wie Excel oder Word.

Wie das Wort schon vorgibt, lassen sich verschiedene Teams, Arbeitsgruppen und Kanäle bilden, die dann innerhalb der einzelnen Teams in weitere Kanäle unterteilt werden können. Aufgrund der Corona-Pandemie stellt Microsoft das Programm bis 2021 kostenfrei zur Verfügung.

Zoom

Zoom

Die Web-App Zoom vereint Features wie Internet-Telefonie, Schulungsmöglichkeiten, Instant Messaging und Konferenzen. Bis zu 1.000 Videoteilnehmer lässt die Anwendung zu, bis zu 49 Videos können gleichzeitig angezeigt werden. Die Kommunikation läuft über den Team-Chat, der Suchverläufe, Dateifreigabe und Gruppenchats ermöglicht. Außerdem bietet das Programm Dateienfreigabe sowie Kalenderfreigabe über Google, Mail, Outlook oder iCal.

Eine App, die wirklich alles für den reibungslosen Homeoffice Tag bietet. Klar, dass sie nicht ganz umsonst sein kann. Die Basisversion für bis zu 100 Personen gibt es für 14 EUR. Möchte man Webinare oder Konferenzräume für den Job nutzen, so müssen diese zusätzlich gebucht werden.

Fazit – Home Office wird sich auch in Deutschland etablieren und zum Standard

Aus aktueller Sicht macht das Arbeiten im Homeoffice absolut Sinn, allein aus Gründen der Gesundheits-Vorsorge. Aber auch wenn die Corona-Krise vorüber ist, werden viele Unternehmen und Angestellte sich an das Arbeiten von zuhause gewöhnt haben und eventuell sogar feste Home Office Tage einführen. Das Arbeiten im hauseigenen Büro kann mit etwas Disziplin und den oben genannten Tipps erfolgreich bewerkstelligt werden. Manche Tätigkeiten lassen sich im Home Office vielleicht sogar besser bewerkstelligen als durch die physische Anwesenheit im Büro. Mit den aufgezeigten Konferenzsystemen können Videochats und Konferenzen mit mehreren hundert Personen gleichzeitig durchgeführt werden, durch Instant Messaging bleibt man im täglichen Austausch mit Kollegen und Mitarbeitern.

Damit alle Anwendungen auch von unterwegs am Tablet oder Smartphone funktionieren, braucht man neben schnellem Internet auch einen attraktiven mobilen LTE-Tarif. Auf smartmobil.de gibt es all dies und obendrein noch attraktive Angebote – vorbeischauen lohnt sich also!

Fazit – Home Office wird sich auch in Deutschland etablieren und zum Standard

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