Handy-Knigge: Das sollte jeder zur Smartphone-Nutzung im Büro wissen

Ganz gleich ob auf dem Weg zur Arbeit, nach Feierabend in der Bar oder am Wochenende: Ein Leben ohne Smartphone ist für viele nicht mehr vorstellbar. „Always on“ lautet die Devise. Da verwundert es auch nicht, dass mehr als jeder Dritte nach dem Aufwachen als erstes einen Blick auf das Handydisplay wirft – abends vor dem Schlafengehen bietet sich ein ganz ähnliches Bild, wie verschiedene Studien, so beispielsweise die Postbank Jugend-Digitalstudie 2019, für die 1.004 Jugendliche im Alter zwischen 16 und 18 Jahren befragt wurden, herausgefunden haben.

Dass einige Smartphone-Nutzer nicht viel Rücksicht auf ihre Umwelt nehmen, ist ärgerlich. Dabei wäre das Zusammenleben so viel einfacher, wenn sich alle an einige wenige Regeln hielten – sowohl im privaten, als auch im beruflichen Umfeld. Bei letzterem kommen noch rechtliche Aspekte hinzu, die beachtet werden sollten. So verbieten viele Unternehmen die private Handynutzung während der Arbeitszeit. Sollte es aber kein generelles Handyverbot am Arbeitsplatz geben, so gilt es einige grundlegende Benimmregeln zum Umgang mit dem Handy im Büro zu beachten.

Nutzung von Firmenhandys am Arbeitsplatz

Neben dem eigenen Smartphone verfügen manche Angestellte über ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestelltes Geschäftshandy. Hier können individuelle Absprachen zur Nutzung getroffen werden, so erlauben manche Unternehmen diesen Mitarbeitern auch die private Nutzung des Geschäftshandys – nur eben nicht während der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit. Wer viel mit Geschäftspartnern, Kollegen oder Kunden telefoniert, sollte darauf achten, Kollegen, Mitarbeiter und Vorgesetzte nicht unnötig zu stören und sich den Handyknigge fürs Büro zu Herzen nehmen.

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Business-Knigge für das Smartphone im Büro – Acht einfache Regeln

1. Sag mir wie du heißt

Nennen Sie Ihren vollen Namen, wenn Sie einen Anruf entgegennehmen. Der Vorname allein könnte zu informell sein, verwenden Sie nur den Nachnamen, könnte das als unfreundlich und reserviert wahrgenommen werden.

2. Lautstärke – weniger ist mehr

Sprechen Sie laut und deutlich am Handy, vermeiden Sie es jedoch zu schreien. Hin und wieder sind Mobilfunkverbindungen etwas weniger stabil als Festnetzverbindungen oder aber der Gesprächspartner befindet sich gerade am Flughafen, Bahnhof oder auf einer Konferenz. Auch wenn die Geräuschkulisse am anderen Ende des Hörers laut ist – Ihr Gegenüber wird Sie nicht besser verstehen, wenn Sie ihn anbrüllen. Achten Sie bei vertraulichen Inhalten zudem darauf, dass kein Unbefugter ihr Gespräch mithören kann und in den Besitz sensibler Daten kommt.

3. Meeting-Time: Bitte nicht stören

Wenn Sie ein Meeting haben, dann haben Sie ein Meeting. Es ist unhöflich, wenn Sie in dieser Zeit Anrufe entgegennehmen. Schalten Sie Ihr Smartphone während einer Besprechung auf lautlos oder komplett aus. Erwarten Sie einen wirklich wichtigen Anruf, dann informieren Sie die anderen Meeting-Teilnehmer zu Beginn des Meetings. Werden Sie schließlich angerufen, entschuldigen Sie sich kurz und verlassen den Besprechungsraum, um den Anruf anzunehmen. Fassen Sie sich wenn möglich kurz, um das Meeting zügig weiterzuführen. Weniger wichtige Anrufe sollten Sie nach Ende des Meetings beantworten.

4. Hände auf den Tisch, Handy nicht

Viele legen während eines Meetings demonstrativ ihr Handy auf den Tisch. Das ist unhöflich und vermittelt dem Gegenüber den Eindruck, dass Sie sich nicht wirklich Zeit für ihn nehmen. Lassen Sie das Gerät also besser in der Tasche. Ausnahme: Sie erwarten einen wichtigen Anruf. Was gar nicht geht: Während des Meetings auf dem Handy herum zu tippen.

5. Telefonkonferenz: Auf Lautsprecher stellen nur per Ansage

Holen Sie einen Kollegen oder Geschäftspartner via Smartphone an den Besprechungstisch, informieren Sie ihn sofort darüber, wenn Sie ihn auf Lautsprecher geschaltet haben und er von allen anderen Teilnehmern gehört werden kann. Informieren Sie ihn auch, wer alles mit am Tisch sitzt.

6. Sendepause in Ruhezonen und Freizeit

Es gibt sie im ICE, in Bibliotheken und auch in manchen Büros: Ruhezonen. Hier sollten Sie nicht telefonieren. Auch Tastentöne sind tabu. Nutzen Sie diese Ruhezone lieber, um sich selbst ebenfalls eine Pause von der ständigen Erreichbarkeit zu gönnen. Vermeiden Sie zudem Business-Calls außerhalb der Geschäftszeiten. Achten Sie bei ausländischen Geschäftskontakten auf die Zeitverschiebung.

7. Nur nicht auffallen

Sie haben endlich Ihren neuen Lieblingssong als Klingelton gefunden und bevorzugen als Hintergrundbild auf Ihrem Display süße Katzenbilder oder private Fotos aus dem letzten Strandurlaub? Alles schön und gut, aber professionell ist anders. Wählen Sie im Business-Umfeld neutrale Klingeltöne und Screens.

8. Mailbox und Voicemails: kurz und knackig

Sollten Sie einmal einen Anruf verpassen, ist es gut, wenn Sie eine kurze und sachliche Mailbox-Ansage eingesprochen haben. Erreichen Sie Ihren Gesprächspartner einmal nicht, so hinterlassen Sie ihm eine Voicemail, sofern möglich. Fassen Sie sich jedoch kurz und nennen Sie Ihre Kontaktdaten, damit er sich bei Ihnen melden kann.

Private Handynutzung am Arbeitsplatz

Handys lenken ab. Selbst wenn wir ihnen keine Beachtung schenken – unsere Aufmerksamkeit und Konzentrationsfähigkeit leiden bereits bei der bloßen Anwesenheit von Smartphones. Deshalb sollten Sie gerade bei schwierigen Aufgaben das Smartphone vom Schreibtisch verbannen. Das sollten Sie auch dann tun, wenn Ihr Arbeitgeber in Sachen privater Handynutzung eine eher strenge Auffassung hat. Ihr Chef darf die Handynutzung am Arbeitsplatz untersagen. Schließlich haben Sie sich vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Arbeit sorgfältig und konzentriert zu erledigen. Dafür werden Sie bezahlt und dürfen Ihre Arbeit nicht eigenmächtig unterbrechen, um am Smartphone zu surfen. Fehlen betriebliche Regelungen, ist die private Nutzung zunächst einmal erlaubt. Dies heißt jedoch nicht, dass Sie nun den ganzen Tag private Nachrichten versenden und Handyspiele zocken dürfen. Widmet sich jemand extensiv seinem Handy statt seine Arbeit zu erledigen, riskiert er eine Abmahnung und im schlimmsten Fall sogar die Kündigung. Ein komplettes Smartphone-Verbot im Betrieb ist in den meisten Fällen zu weitreichend. Durchsetzbar wäre es beispielsweise dann, wenn die Nutzung von Smartphones Produktionsabläufe stört oder sensible Messinstrumente beeinflusst. Leichter durchsetzen lässt sich ein ortsgebundenes Handy-Verbot in bestimmten Räumlichkeiten.

Was Sie im Büro dürfen und was nicht:

- Private Anrufe entgegennehmen

Erwarten Sie einen wichtigen privaten Anruf, informieren Sie am besten vorab Ihren Vorgesetzten. Verlassen Sie das Büro, wenn Sie den Anruf annehmen und suchen Sie für das Telefonat einen Ort auf, an dem Sie keine Kollegen stören. Fassen Sie sich kurz. Längere private Telefonate sollten in der Pause geführt werden.

- Im Internet surfen

WhatsApp-Nachrichten verschicken, Mails checken, in sozialen Netzwerken surfen und privat Dinge googeln – während der Arbeitszeit sollten Sie das unterlassen.

- Darf ich mein Handy im Büro aufladen?

Wenn Sie kein Stromdieb sein möchten, dann sollten Sie das Handy nicht ungefragt an die Steckdose des Arbeitgebers hängen.

- Handy mit dem Firmen-PC verbinden

Das Handy an den Büro-PC anschließen, um beispielsweise Fotos zu übertragen ist nicht gestattet.