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Nützliche Zeitmanagement Apps
zur Produktivitätssteigerung

Nützliche Zeitmanagement Apps zur Steigerung der Produktivität

Nur noch schnell etwas recherchieren, zwischendurch eine E-Mail schreiben und parallel noch einen Anruf entgegennehmen. Das kann leicht dazu führen, dass kaum noch Zeit für tiefergehende Aufgaben vorhanden ist. Wer seinen Alltag produktiver gestalten möchte, dem können Zeitmanagement-Apps helfen. Die Bandbreite reicht von Tools für die allgemeine Organisation über Checklisten bis hin zu speziellen Apps für den beruflichen Kontext. Im Folgenden stellen wir Zeitmanagement- und Produktivitäts-Apps vor, die für die Organisation von Freizeit und Beruf nützliche Dienste leisten können. So wird die Aussage: ,,Dafür habe ich keine Zeit" schnell der Vergangenheit angehören.

Rescue Time App

Wer sich leicht ablenken lässt, kann über die Installation der Rescue Time App zur Zeitmanagement Optimierung nachdenken. Die App analysiert im Hintergrund das jeweilige Arbeitsverhalten am PC oder mobilen Endgerät und identifiziert so Zeitfresser, die die Produktivität einschränken. Mithilfe von detailgenauen Auswertungen bekommt man einen genauen Überblick darüber, wieviel Zeit mit einzelnen Anwendungen und Tätigkeiten verbracht wurde. Hierfür bewertet die App die Aufgaben nach den Kategorien produktiv, ablenkend und neutral. Produktive Zeitintervalle werden blau unterlegt, unproduktive rot. Da die Beurteilung nach sinnvollen und weniger sinnvollen Tätigkeiten nicht pauschal getroffen werden kann, bietet die App individuelle Anpassungsmöglichkeiten. Je nach Arbeitsumfeld und Aufgabe kann beispielsweise die vorrangige Beantwortung von E-Mails ein wesentlicher Bestandteil der Aufgabe sein; im Umkehrschluss aber auch ausschließlich zur Ablenkung von der eigentlichen Tätigkeit dienen. Um dem zu begegnen erlaubt die App die Sperrung bestimmter Plattformen, so dass keine Ablenkung mehr entstehen kann. Praktisch ist auch die Möglichkeit einer Zieldefinition; beispielsweise nur eine Stunde pro Tag für E-Mails aufzuwenden, um Ihr Zeitmanagement spürbar zu optimieren.

Clear Focus

Die App Focus bietet eine ähnliche Zielrichtung wie die Rescue Time App und unterstützt den Anwender dabei die Konzentrationsfähigkeit zu erhöhen. Dafür kommt die sogenannte Pomodoro-Technik für Selbstorganisation zum Einsatz, die von dem Italiener Francesco Cirillo konzipiert wurde. Der Name stammt von einer tomatenförmigen Küchenuhr, die er anfangs nutzte (Pomodoro ist der italienische Begriff für Tomate). Mit Hilfe einer Uhr teilt man sich die Zeit für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe in 25-minütige Abschnitte ein, sogenannte Pomodori, woran sich jeweils eine fünf-minütige Pause anschließt. Die kurzen Pausen dienen der allgemeinen Konzentrationssteigerung. Nach vier 25-minütigen Arbeitsphasen wird eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten eingelegt. Die Idee Cirillos ist bewusster zu arbeiten und sich nicht ablenken zu lassen. Daher blockt die App Focus während der 25-minütigen Abschnitte das WLAN und das mobile Internet. So läuft man nicht Gefahr sich durch eingehende Nachrichten ablenken zu lassen.

Checky App

Wer auch während der Arbeit dazu neigt, sich ständig vom eigenen Smartphone ablenken zu lassen, kann seine Gewohnheiten mithilfe der App Checky überprüfen. Die App zählt die Anzahl der Smartphone-Zugriffe pro Tag und bietet eine wöchentliche Übersicht über die Bildschirmaktivierungen. Checky ist für Android und iOS gleichermaßen kostenlos verfügbar. Jedoch sollte darauf geachtet werden, dass die App ständig im Hintergrund aktiv ist und so die Akkulaufzeit reduziert. Durch das Tracking erhält man aber einen guten Überblick darüber, wieviel Zeit mit dem Handy verbracht wird. Auf Basis dessen können gegebenenfalls Verhaltensweisen geändert und die Nutzungszeit dadurch reduziert werden. Es gibt auch die Möglichkeit, die Zahl der Smartphone-Zugriffe mit Freunden und Bekannten über soziale Netzwerke zu teilen; so kann man sich im Wettstreit mit Freunden zusätzlich motivieren, die Smartphone-Nutzungszeit etwas einzuschränken. Das Design der App ist minimalistisch angelegt: In einem Kreisdiagramm wird die Anzahl der Zugriffe, in einem Balkendiagramm die Entwicklung über eine Woche hinweg dargestellt.

Checky - kostenlos Bildschirmaktivierung überprüfen
Memrise App

Mit dieser App kann mithilfe von Gamification-Elementen die mit dem Smartphone verbrachte Zeit bewusst gesteuert werden. Das Prinzip ist Folgendes: Man stellt eine Zeiteinheit ein, innerhalb derer keine Ablenkung erfolgen soll. In diesem Zeitraum wächst in der App ein virtueller Baum heran. Blickt der Nutzer während der Wachstumsphase auf das Smartphone, dann verdorrt der Baum. Als Anreiz bilden die gewachsenen Bäume einen Wald, dessen Größe mit anderen Nutzern verglichen werden kann. Für die persönliche Auswertung gibt es eine Tagesübersicht, die die gesunden Bäume mit den verdorrten prozentual gegenüberstellt. Mithilfe einer Whitelist können spezifische Anwendungen definiert werden, deren Nutzung das Baumwachstum nicht behindert. Die App steht für die beiden Betriebssysteme iOS und Android bereit.

Aufgabenplaner- & Produktivitäts-Apps

Evernote
Evernote

Evernote gilt als einer der Klassiker im Bereich Organisations-Apps. Die App wurde bereits 2008 vorgestellt und trägt im Logo einen Elefanten. Dieser beschreibt die Funktionalität der App sehr treffend, da er über ein sprichwörtliches Elefantengedächtnis verfügt. Frei nach dem Motto, was auf dem Papier steht, muss man nicht mehr im Kopf behalten, können in der App Notizen gespeichert und verwaltet werden. Das reicht von der einfachen To-Do-Liste wie etwa dem Wocheneinkauf bis hin zu eingescannten und abfotografierten Informationen. Der Vorteil der App besteht dabei in der Synchronisation der abgespeicherten Inhalte über verschiedene Endgeräte hinweg. So läuft man nicht Gefahr keinen Zugriff auf wichtige Informationen zu haben. Scanner können direkt an Evernote angebunden und eingescannte Dokumente via Cloud archiviert werden. Gleichzeitig verfügt die App zur Aufgabenplanung über eine leistungsfähige Texterkennung, die auch Texte auf Bildern bzw. Scans nach Schlagwörtern auswerten kann. So hilft sie bei der Archivierung und Analyse von Textdokumenten. Insgesamt ist die App eine gute Gedächtnisstütze und verhindert die buchstäbliche Zettelwirtschaft.

Aufgabenplaner Apps
Wunderlist

Die vom Startup 6 Wunderkinder entwickelte App bietet ebenfalls die Option Aufgaben festzuhalten und nach Fälligkeit zu sortieren. Für bestimmte Kategorien wie z.B. Einkäufe lassen sich hier ebenfalls Listen erstellen. Diese können von mehreren Personen verwaltet bzw. geteilt werden, was die Koordination zwischen den Beteiligten erleichtert. Dem kommt auch entgegen, dass die App für viele Plattformen verfügbar ist; neben Android und iOS auch auf Windows und Kindle Fire. Mithilfe der Kommentarfunktion lassen sich zudem Unterhaltungen innerhalb bestimmter Listen führen, so dass stets ein Bezug zum Thema gewahrt bleibt. Neue Aufgaben können mit Hashtags einer bestimmten Liste zugeordnet, Dateianhänge wie Fotos oder Pdfs in der App hochgeladen werden. In der Basisversion ist die App kostenlos. Wer mehr Funktionalitäten nutzen möchte, kann auf die kostenpflichtige Abo-Variante zurückgreifen.

Aufgabenplaner Apps
Trello

Neben der alltäglichen Organisation ist die App Trello auch für die berufliche Organisation geeignet. Mit der App können Listen für bestimmte Aufgabenbereiche erstellt werden. Jeder Liste werden mehrere Karten zugewiesen, die der Beschreibung von Teilaufgaben dienen. Das können auch Termine oder Checklisten sein. Aufgrund der Struktur mit Haupt- und Unterkategorien ist die App besonders gut für das Projektmanagement und die Teamarbeit geeignet. Durch die Möglichkeit, innerhalb der einzelnen Karten Bearbeiter, Deadlines etc. festzulegen, behalten alle Beteiligten einen Überblick über den Status des Workflows, was komplexe Abläufe transparenter gestaltet. So besteht für die Beteiligten eines Projekts die Möglichkeit eine bestimmte Liste zu abonnieren. Mithilfe dieser Funktion erhält man bei etwaigen Änderungen dieser eine automatische Benachrichtigung per Mail und ist dadurch immer auf dem aktuellsten Stand. Das birgt den Vorteil, die für Abstimmungen per E-Mail aufgewendete Zeit einzusparen. Eine Archivierungsfunktion ist ebenfalls vorhanden. Hier sollte man jedoch berücksichtigen, dass die Informationen nicht lokal, sondern auf dem Server des Anbieters gespeichert werden.

Aufgabenplaner Apps

Fazit

Alle Apps eignen sich, um den beruflichen und privaten Alltag produktiver zu gestalten und das Zeitmanagement zu verbessern. Während sich Apps wie Evernote und Wunderlist gut für die Haushaltsführung eignen, unterstützt Trello bei der Koordination im Projektmanagement. Wer seine Zeit noch effizienter nutzen möchte, kann auf die Pomodoro-Technik zurückgreifen. Nach getaner Arbeit ist dann der Blick auf das Smartphone bzw. das Surfen wieder befreit möglich. Dafür empfiehlt sich einer der leistungsstarken Tarife von smartmobil.de.

Fazit